круглосуточно,
без перерыва, без выходных
Основная суть метода Getting Things Done (GTD) была раскрыта раньше. Сегодня поговорим о практических моментах.
1.1 Выделите время и место для того, чтобы организовать пространство и инструменты для работы с этой техникой. Для этого лучше выделить пару выходных или время в отпуске.
1.2 Крайне желательно, чтобы на работе и дома у вас было свое собственное рабочее место.
1.3 Какие инструменты вам необходимы?
2.1 Сначала все собрать. Для того, чтобы увидеть свет в конце тоннеля и осознать масштабы бедствия - соберите все материалы в одном месте (речь про папку "Входящие").
2.1 Порядок и проблемы.
Среди всех ваших дел, всегда найдется что-то незавершенное и требующее принятия решения. Все такие дела отправляйте в папку "Входящие"
Наведите порядок:
Процесс обработки информации в папке "входящие" представлен в следующей схеме:
Ваше программное обеспечение должно уметь хранить информацию в облаке, то есть вы можете обратиться к своей информации с любого компьютера, со своего телефона или планшета.
Далее необходимо сделать для себя рабочие категории (Например: звонки, поручения)
3.3 Правила
Отлаженная организация необходима для поддержания сосредоточенности на высоком уровне.
Ваша система организации будет постепенно развиваться и расширяться в соответствии с вашими желаниями и требованиями.
4.1 Основные категории.
4.2 Напоминания "Следующие действия"
Если у вас возникла мысль записывать в ежедневник списки "to-do" (чеклист дел) и переносить дела из этого списка, которые вы не успели, на следующий день - гоните эти мысли прочь.
Также можно в ежедневник записывать то, что вам нужно обязательно выполнить в этот день.
4.2.2. По контексту.
Например:
Если вы что-то перепоручили, важно записать: что вы ожидаете, когда вы передали эту информацию "в работу", от кого вы это ожидаете и когда будет выполнена работа.
Также бывает, что ваше следующее действие зависит от чего-то. Например: интернет сайт разрабатывается примерно так: 1. идея -> 2. анализ целей, задач, аудитории, конкурентов -> 3. Создание макета и технического задания -> 4. Создание дизайна -> 5. Верстка -> 6. тестирование -> 7. Наполнение
Пропускать шаги крайне не желательно. Пока не сделан дизайн, к верстке не приступить. Соответственно если этап верстки задерживается, сдвигаются и сроки проекта в целом.
4.2.4. Сам материал напоминает.
4.3. Проектные напоминания.
Проект — это любое обязательство, для которого потребуется больше чем одно действие.
Если у вас еще нет списка проектов, то я рекомендую вам его сделать прямо сейчас.
Как провести сортировку?
Не действия.
Справочные материалы
Источники пополнения этой папки:
Регулярно просматривайте:
А вы что-нибудь уже внедрили из прочитанного?
1. Время и место
1.1 Выделите время и место для того, чтобы организовать пространство и инструменты для работы с этой техникой. Для этого лучше выделить пару выходных или время в отпуске.
1.2 Крайне желательно, чтобы на работе и дома у вас было свое собственное рабочее место.
1.3 Какие инструменты вам необходимы?
- Лотки для бумаг (лоток для входящих, лоток для исходящих, лоток для материалов относящихся к текущей деятельности)
- Бумага
- Стикеры
- Скрепки (для больших пачек бумаги - прищепки)
- Степлер
- Скотч
- Стэплер
- Ластик
- Папки для бумаг
- Ежедневник
- Мусорная корзина
- Todoist или wunderlist или Битрикс24 (нужен модуль задачи). В этих системах можно организовать список задач.
- Evernote или Onenote - система для хранения больших объемов информации. Своеобразный блокнот на все случаи жизни.
- Интеллект карты помогают структурировать большой объем информации. Я использую программу mindjetMindManager
- Держите систему всегда под рукой. Если вам требуется более 60 секунд на то, чтобы поместить документ в папку входящие, вы вряд ли будете пользоваться этой системой в жизни.
- А, Б, С — алфавитная система. В простой алфавитной системе можно распределить всю входящую информацию (например: С — садоводство). Используйте только один уровень вложенности.
- Сделайте этикетки для ваших папок
- Наводите порядок, хотя бы 1 раз в год.
- Если вы решили организовать свой рабочий процесс, тогда для максимальной эффективности - избавьтесь на это время от всех других своих обязанностей.
2. Все собрать.
2.1 Сначала все собрать. Для того, чтобы увидеть свет в конце тоннеля и осознать масштабы бедствия - соберите все материалы в одном месте (речь про папку "Входящие").
2.1 Порядок и проблемы.
Среди всех ваших дел, всегда найдется что-то незавершенное и требующее принятия решения. Все такие дела отправляйте в папку "Входящие"
Наведите порядок:
- Сначала на столе, затем
- Полки
- Шкафы
- Полы, стены
- Оборудование, мебель
- Не помещается. Если вам нужно починить телевизор, то вряд ли вы засунете его в "папку входящие", поэтому в папку входящие мы поместим заметку с датой "Отремонтировать ТВ Дата..."
- "Лишнее". Если под руку вам попался хлам - сразу же выкидывайте его. Если думаете, что это вам еще пригодиться - значит отправьте эту вещь в папку входящие. Основная цель - собрать все в папку входящие максимально быстро и определиться с объемом работы.
- Организация остального. Разбить процесс на части. Например: навести порядок на столе, в шкафу №1, №2, в тумбе и тд.
- Кое-что уже собрано? Если у вас уже есть какие-либо списки, которые вы сформировали до знакомства с этой системой - лучше их положить в папку входящие. Необходимо создать целостную и последовательную систему.
- Важные и срочные вещи. Если во время сортировки вы наткнулись на что-то и вспомнили, что нужно сделать важное дело (звонок, например), спросите себя, действительно ли это срочно и требует вашей реакции уже сейчас? Если дело может подождать - отправьте его в папку входящие. Если дело точно не может ждать, займитесь им прямо сейчас.
3. Обработка информации.
Процесс обработки информации в папке "входящие" представлен в следующей схеме:
- Все ненужное выкинуто.
- Все дела < 2 минут выполнены.
- Все, что можно делегировано.
- Дела > 2 минут - перенесены в систему напоминаний (например - Todoist, wunderlist или Битрикс24)
- Определены проекты.
Ваше программное обеспечение должно уметь хранить информацию в облаке, то есть вы можете обратиться к своей информации с любого компьютера, со своего телефона или планшета.
Далее необходимо сделать для себя рабочие категории (Например: звонки, поручения)
3.3 Правила
- Документы из папки входящие обрабатываются по порядку, сверху вниз вне зависимости от "интереса" и срочности.
- По одному делу за раз. Для некоторых типов людей для принятия решения необходимо отвлечься от дела, для того, чтобы принять по нему решение. Таким людям комфортнее работать в режиме многозадачности. Это скорее исключение, чем правило.
- Перекладывать дела обратно в папку "Входящие" — запрещено.
Отлаженная организация необходима для поддержания сосредоточенности на высоком уровне.
Ваша система организации будет постепенно развиваться и расширяться в соответствии с вашими желаниями и требованиями.
4.1 Основные категории.
- Проекты (список)
- Сопутствующие материалы
- Действия и информация
- Следующие действия
- Ожидающие
- Справочная информация
- Когда-нибудь/ Может быть
4.2 Напоминания "Следующие действия"
- Ежедневник
- По контексту: место / инструмент / человек
- Ожидающие
- Сам материал напоминает
Если у вас возникла мысль записывать в ежедневник списки "to-do" (чеклист дел) и переносить дела из этого списка, которые вы не успели, на следующий день - гоните эти мысли прочь.
Также можно в ежедневник записывать то, что вам нужно обязательно выполнить в этот день.
4.2.2. По контексту.
Например:
- За компьютером
- Поручения: около дома / где угодно.
- Звонки
- В офисе
- Дома
- Повестки дня для людей и собраний (начальник, семья, дети)
- Прочитать / посмотреть. Если у вас выдалось окно свободного времени (перед семинаром, встречей, очередь в поликлинике) этот список поможет занять свободное время чтением.
Если вы что-то перепоручили, важно записать: что вы ожидаете, когда вы передали эту информацию "в работу", от кого вы это ожидаете и когда будет выполнена работа.
Также бывает, что ваше следующее действие зависит от чего-то. Например: интернет сайт разрабатывается примерно так: 1. идея -> 2. анализ целей, задач, аудитории, конкурентов -> 3. Создание макета и технического задания -> 4. Создание дизайна -> 5. Верстка -> 6. тестирование -> 7. Наполнение
Пропускать шаги крайне не желательно. Пока не сделан дизайн, к верстке не приступить. Соответственно если этап верстки задерживается, сдвигаются и сроки проекта в целом.
4.2.4. Сам материал напоминает.
- Бумажный материал. Например: Заявки, счета, отчетность.
- Электронная почта. Некоторые письма требуют какого-либо действия. Их нужно хранить отдельно от папки "Входящие", например папка @Действия. Также можно создать папку @Ожидающие, в ней можно хранить напоминания о том, что вы кому-то поручили. Спец символ @ нужен для того, чтобы эти папки были вверху при сортировке.
4.3. Проектные напоминания.
Проект — это любое обязательство, для которого потребуется больше чем одно действие.
Если у вас еще нет списка проектов, то я рекомендую вам его сделать прямо сейчас.
Как провести сортировку?
- По типам проектов: личные, профессиональные, перепорученные, лекции, видео уроки.
- Сопутствующие материалы к проектам: идеи, прикрепленные заметки, базы данных, почта (папка @Проекты)
Не действия.
Справочные материалы
- Система должна быть единой
- Объединение в большие категории
- Картотека и менеджеры контактов
- Библиотека и архивы
Источники пополнения этой папки:
- Папка "Входящие"
- Ваше воображение. Что я хочу сделать? Какими навыками вы хотите овладеть? Творчество? Путешествия, покупки, благотворительность и так далее.
- Список проектов
- Специальные категории. Списки когда-нибудь/может быть могут пересекаться со справочной системой. Например: книги для чтения, мероприятия, которые хочется посетить, идеи подарков, сайты для просмотра.
- Ресурсы: ежедневник, напоминалки (купить билет в нужный день и час), контрольные списки.
5. Обзор.
Для того, чтобы система работала, нужно делать периодический обзор.Регулярно просматривайте:
- Свой ежедневник
- Список следующие действия. Выбирайте действия в зависимости от контекста.
- Каждую неделю делайте еженедельный обзор - бумаги и бумажки на вашем столе, карманах и сумках; заметки; ежедневник за предыдущие дни; будущие события в ежедневнике; очистите голову; список проектов; следующие действия; список ожиданий; все нужные контрольные списки; когда-нибудь/может быть; сопутствующие материалы.
6. Выполнение.
Как выбрать оптимальное действие?
Это можно сделать по 4 критериям:
- Контекст (сложно позвонить клиенту не имея при себе телефона, сложно написать статью находясь в метро без телефона, бумаги и других средств)
- Время. Если у вас в запасе 5 минут, вряд ли стоить садиться за сложное и объемное задание.
- Сила / энергия. Есть масса простых дел, которые съедают время и при этом требуют небольших затрат энергии: сделать резервную копию важных файлов, собрать вещи на утро,...
- Приоритет.
А вы что-нибудь уже внедрили из прочитанного?
Заинтересовались?Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: Данный блок можно отредактировать или удалить. |
Добавьте комментарий