Getting Things Done. Практика

Основная суть метода Getting Things Done (GTD) была раскрыта раньше. Сегодня поговорим о практических моментах.

1. Время и место

1.1 Выделите время и место для того, чтобы организовать пространство и инструменты для работы с этой техникой. Для этого лучше выделить пару выходных или время в отпуске.

1.2 Крайне желательно, чтобы на работе и дома у вас было свое собственное рабочее место.

1.3 Какие инструменты вам необходимы?

• Лотки для бумаг (лоток для входящих, лоток для исходящих, лоток для материалов относящихся к текущей деятельности)
  
• Бумага
• Стикеры
• Скрепки (для больших пачек бумаги - прищепки)
• Степлер
• Скотч
• Стэплер
• Ластик
• Папки для бумаг
• Ежедневник
• Мусорная корзина

Какие электронные инструменты помогут вам в построении этой системы?

• Todoist или wunderlist или Битрикс24 (нужен модуль задачи). В этих системах можно организовать список задач.
  
• Evernote или Onenote - система для хранения больших объемов информации. Своеобразный блокнот на все случаи жизни.
• Интеллект карты помогают структурировать большой объем информации. Я использую программу mindjetMindManager

1.4 Система хранения общей информации

• Держите систему всегда под рукой. Если вам требуется более 60 секунд на то, чтобы поместить документ в папку входящие, вы вряд ли будете пользоваться этой системой в жизни.
  
• А, Б, С — алфавитная система. В простой алфавитной системе можно распределить всю входящую информацию (например: С — садоводство). Используйте только один уровень вложенности.
• Сделайте этикетки для ваших папок
• Наводите порядок, хотя бы 1 раз в год.
• Если вы решили организовать свой рабочий процесс, тогда для максимальной эффективности - избавьтесь на это время от всех других своих обязанностей.

Если ваша система хранения не является быстрой и функциональной - вы будете подсознательно сопротивляться ей.

2. Все собрать.

2.1 Сначала все собрать. Для того, чтобы увидеть свет в конце тоннеля и осознать масштабы бедствия - соберите все материалы в одном месте (речь про папку "Входящие").

2.1 Порядок и проблемы.

Среди всех ваших дел, всегда найдется что-то незавершенное и требующее принятия решения. Все такие дела отправляйте в папку "Входящие"

Наведите порядок:

• Сначала на столе, затем
  
• Полки
• Шкафы
• Полы, стены
• Оборудование, мебель

Ловушки

• Не помещается. Если вам нужно починить телевизор, то вряд ли вы засунете его в "папку входящие", поэтому в папку входящие мы поместим заметку с датой "Отремонтировать ТВ Дата..."
  
• "Лишнее". Если под руку вам попался хлам - сразу же выкидывайте его. Если думаете, что это вам еще пригодиться - значит отправьте эту вещь в папку входящие. Основная цель - собрать все в папку входящие максимально быстро и определиться с объемом работы.
• Организация остального. Разбить процесс на части. Например: навести порядок на столе, в шкафу №1, №2, в тумбе и тд.
• Кое-что уже собрано? Если у вас уже есть какие-либо списки, которые вы сформировали до знакомства с этой системой - лучше их положить в папку входящие. Необходимо создать целостную и последовательную систему.
• Важные и срочные вещи. Если во время сортировки вы наткнулись на что-то и вспомнили, что нужно сделать важное дело (звонок, например), спросите себя, действительно ли это срочно и требует вашей реакции уже сейчас? Если дело может подождать - отправьте его в папку входящие. Если дело точно не может ждать, займитесь им прямо сейчас.

Подобный порядок необходимо навести и в электронной информации (почта, заметки).

3. Обработка информации.

Процесс обработки информации в папке "входящие" представлен в следующей схеме:

3.1 После окончания сортировки нам нужно получить такой результат:

1. Все ненужное выкинуто.
   
2. Все дела < 2 минут выполнены.
3. Все, что можно делегировано.
4. Дела > 2 минут - перенесены в систему напоминаний (например - Todoist, wunderlist или Битрикс24)
5. Определены проекты.

3.2 Проверьте работоспособность программного обеспечения.

Ваше программное обеспечение должно уметь хранить информацию в облаке, то есть вы можете обратиться к своей информации с любого компьютера, со своего телефона или планшета.

Далее необходимо сделать для себя рабочие категории (Например: звонки, поручения)

3.3  Правила

• Документы из папки входящие обрабатываются по порядку, сверху вниз вне зависимости от "интереса" и срочности.
  
• По одному делу за раз. Для некоторых типов людей для принятия решения необходимо отвлечься от дела, для того, чтобы принять по нему решение. Таким людям комфортнее работать в режиме многозадачности. Это скорее исключение, чем правило.
• Перекладывать дела обратно в папку "Входящие" — запрещено.

4. Организация.

Отлаженная организация необходима для поддержания сосредоточенности на высоком уровне.
Ваша система организации будет постепенно развиваться и расширяться в соответствии с вашими желаниями и требованиями.

4.1 Основные категории.

1. Проекты (список)
   
2. Сопутствующие материалы
3. Действия и информация
4. Следующие действия
5. Ожидающие
6. Справочная информация
7. Когда-нибудь/ Может быть

Важно, чтобы все эти категории хранились отдельно друг от друга.

4.2 Напоминания "Следующие действия"

1. Ежедневник
2. По контексту: место / инструмент / человек
3. Ожидающие
4. Сам материал напоминает

4.2.1. Ежедневник. Он предназначен для "грубого планирования".

Если у вас возникла мысль записывать в ежедневник списки "to-do" (чеклист дел) и переносить дела из этого списка, которые вы не успели, на следующий день - гоните эти мысли прочь.
Также можно в ежедневник записывать то, что вам нужно обязательно выполнить в этот день.

4.2.2. По контексту.

Например:

• За компьютером
  
• Поручения: около дома / где угодно. 
• Звонки
• В офисе
• Дома
• Повестки дня для людей и собраний (начальник, семья, дети)
• Прочитать / посмотреть. Если у вас выдалось окно свободного времени (перед семинаром, встречей, очередь в поликлинике) этот список поможет занять свободное время чтением.

4.2.3. Ожидающие.

Если вы что-то перепоручили, важно записать: что вы ожидаете, когда вы передали эту информацию "в работу", от кого вы это ожидаете и когда будет выполнена работа.

Также бывает, что ваше следующее действие зависит от чего-то. Например: интернет сайт разрабатывается примерно так: 1. идея -> 2. анализ целей, задач, аудитории, конкурентов -> 3. Создание макета и технического задания  -> 4. Создание дизайна -> 5. Верстка -> 6. тестирование -> 7. Наполнение

Пропускать шаги крайне не желательно. Пока не сделан дизайн, к верстке не приступить. Соответственно если этап верстки задерживается, сдвигаются и сроки проекта в целом.

4.2.4. Сам материал напоминает.

• Бумажный материал. Например: Заявки, счета, отчетность.
• Электронная почта. Некоторые письма требуют какого-либо действия. Их нужно хранить отдельно от папки "Входящие", например папка @Действия. Также можно создать папку @Ожидающие, в ней можно хранить напоминания о том, что вы кому-то поручили. Спец символ @ нужен для того, чтобы эти папки были вверху при сортировке.

4.3. Проектные напоминания.


Проект — это любое обязательство, для которого потребуется больше чем одно действие.

Если у вас еще нет списка проектов, то я рекомендую вам его сделать прямо сейчас.

Как провести сортировку?

• По типам проектов: личные, профессиональные, перепорученные, лекции, видео уроки.
  
• Сопутствующие материалы к проектам: идеи, прикрепленные заметки, базы данных, почта (папка @Проекты)

Очень часто совершается ошибка в смешивание вещей, требующих действий и данных и материалов, которые представляют ценность, но с действиями не связаны.

Не действия.

Справочные материалы

• Система должна быть единой
  
• Объединение в большие категории
• Картотека и менеджеры контактов
• Библиотека и архивы

К не действиям можно отнести и список "Когда-нибудь/может быть"

Источники пополнения этой папки:

• Папка "Входящие"
  
• Ваше воображение. Что я хочу сделать? Какими навыками вы хотите овладеть? Творчество? Путешествия, покупки, благотворительность и так далее.
• Список проектов
• Специальные категории. Списки когда-нибудь/может быть могут пересекаться со справочной системой. Например: книги для чтения, мероприятия, которые хочется посетить, идеи подарков, сайты для просмотра.
• Ресурсы: ежедневник, напоминалки (купить билет в нужный день и час), контрольные списки.

5. Обзор.

Для того, чтобы система работала, нужно делать периодический обзор.
Регулярно просматривайте:

• Свой ежедневник
  
• Список следующие действия. Выбирайте действия в зависимости от контекста.
• Каждую неделю делайте еженедельный обзор - бумаги и бумажки на вашем столе, карманах и сумках; заметки; ежедневник за предыдущие дни; будущие события в ежедневнике; очистите голову; список проектов; следующие действия; список ожиданий; все нужные контрольные списки; когда-нибудь/может быть; сопутствующие материалы.

Для того, чтобы система работала ее нужно регулярно обновлять, просматривать, дополнять.

6. Выполнение.

Как выбрать оптимальное действие?

Это можно сделать по 4 критериям:

1. Контекст (сложно позвонить клиенту не имея при себе телефона, сложно написать статью находясь в метро без телефона, бумаги и других средств)
2. Время. Если у вас в запасе 5 минут, вряд ли стоить садиться за сложное и объемное задание.
3. Сила / энергия. Есть масса простых дел, которые съедают время и при этом требуют небольших затрат энергии: сделать резервную копию важных файлов, собрать вещи на утро,...
4. Приоритет.

Скачайте интеллект карту в одном из трех форматов (изображение - JPG, pdf и mmap) по этой ссылке.

А вы что-нибудь уже внедрили из прочитанного?

Заинтересовались? Для получения подробной информации обратитесь к нам удобным для Вас способом: Данный блок можно отредактировать или удалить.

Сделать заказ Задать вопрос