+7 (911) 515-44-44
круглосуточно,
без перерыва, без выходных
Зарегистрируйся
Авторизация
Прочитайте эту статью и вы узнаете как привести дела в порядок. Вы узнаете о методике повышения личной эффективности под названием "Getting Things Done", сокращенно GTD. Придумал ее Девид Аллен.

Основная суть Getting Things Done (GTD)

1. Собрать все дела, которые надо  сделать сейчас, позже, когда-  нибудь; большие, мелкие или не  очень - в логичную систему,  которой можно доверять, но  хранить её за пределами вашей памяти.

2. Всегда иметь план и  точно знать, что надо делать дальше  – и вы сможете в любой момент  выполнить эту задачу или же  пересмотреть её. 

3. Обязательства

Главная причина стресса  заключается в том, что люди  неправильно обращаются с  обязательствами, которые они сами  берут на себя, или которые им  приходится брать. Даже те, кто не  испытывают постоянного стресса,  почувствуют большое облегчение,  смогут лучше концентрироваться и  работать с бóльшей энергией, как  только научатся более эффективно  контролировать "открытые  вопросы" в своей жизни.
3.1 Соберите и приведите в порядок ваши обязательства.

  Если вы держите обязательства в  голове, то сознание уже не  кристально чистое. Всё, что вы  считаете на данный момент  незавершённым, должно быть  собрано и упорядочено не в голове,  а в системе, которой можно  доверять, и куда вы будете  периодически заглядывать. 

3.2 Проясните суть обязательства и определить следующие шаги.

3.3 Установите систему напоминаний.
4. Обратное.
Чаще всего причиной того, что что-  то крутится в ваших мыслях,  является ваше желание изменить  это что-то, но:
4.1 Вы не собрали и не упорядочили
4.2 Вы не определили желаемый результат
4.3 Вы не решили следующий шаг

4.4 Вы не установили напоминаний
Постоянное, непродуктивное  раздумывание над делами, которые  следовало бы сделать – это самый  прожорливый поглотитель времени  и сил.
Керри Глисон

5 фаз организации рабочего процесса.

Основные условия, необходимые  для полного контроля дел в  спокойной обстановке – это 
(1) чётко определённые результаты  и конкретные действия, чтобы  достичь этих результатов, и 
(2) напоминания, выстроенные в  надежную систему, которую вы  будете регулярно просматривать.

Фаза 1. Собираем "Разное".

Если информация не была  размещена в вашей собственной  организационной системе, тогда  она по-прежнему находится где-то  в вашей голове. На самом деле, если  вы не поместили дело в такой  контейнер, это ещё не значит, что у  вас его нет. Мы говорим сейчас о  том, чтобы вся информация была  собрана где-то, но только не у вас в  голове. 
1. Инструменты для сбора информации: обычный ящик или лоток, блокноты, бумага, диктофоны, электронная почта, Evernote.
Эти инструменты для сбора  информации должны стать частью  вашего жизненного стиля. Держите  их при себе, и не важно, где вы  находитесь, вы всегда сможете  занести в ваш список полезную  идею – сделайте ваши инструменты  такими же необходимыми вам, как  зубная щётка, водительские права  или очки. 2. Правила сбора информации
Любой открытый вопрос дожен находится в лотке, а не в голове.
У вас должно быть столько  "входящих корзинок", сколько нужно  лично вам, но в то же время их  количество должно быть таким,  чтобы просмотр их всех не был  утомителен. Важно, чтобы вы  могли помещать туда информацию,  где бы вы не находились, потому  как нужные вам вещи могут  всплыть, где угодно. Должно быть несколько лотков для разных типов информации.
Опустошение корзины – нужно  вынуть материал из хранилища и  определить, что же это такое и что с  этим делать, и только потом  организовать его в некоторую  систему. И не надо складывать  что-либо обратно во входящие! Не  опустошать "корзину" – это всё  равно, что не выносить мусорное  ведро – придётся постоянно  покупать новые, чтобы уместить  весь накапливающийся мусор.
Для того, чтобы вы могли  опустошать "входящие", надо  содержать в порядке всю систему  управления действиями. Слишком  много "разного" скапливается во  "входящих корзинках" только  потому, что не эффективна система  его вывода оттуда. Вы должны их регулярно опустошать.

Фаза 2. Обработка информации.

Смотрите папку входящие и сортируете каждый файл.
При сортировке входящих мысленно отвечаете себе на вопросы:
  • Что это?
  • Требует ли это действий? Если нет, то возможны следующие варианты - выбросить (мусор), отложить (возможны действия позже - когда-нибудь, может быть) или сохранить как справочный материал.
  • Если это требует дальнейших действий - какого следующее конкретное действие?
  • Если действие займет меньше 2х минут - сделайте прямо сейчас, если больше - перепоручите или назначьте день и час, когда им займетесь.

Фаза 3. Сортировка и организация

1. С чем пока не поработаешь? 1.1 Отложенные дела - список может быть / когда нибудь + список напоминаний.
Эта система позволяет вести почти  литературную переписку с самим  собой, посылая себе электронные  письма, которые будут получены в  назначенный день в будущем.
Ваш ежедневник может выполнять  ту же функцию. Вы можете  поставить, скажем, на 15 марта  напоминание, что вам через месяц  придется платить налоги, или  напоминание на 12 сентября, что  "Лебединое озеро" в рамках  гастролей Большого театра  состоится через 6 недель.

1.2 Справочные материалы: предметно-ориентированные или общей направленности.
Предметно-ориентированные: например, ящик, выделенный для  хранения контрактов (упорядочен  по дате); папка, содержащая  конфиденциальную информацию о  служащих компании, или серия  папок, содержащая закрытые  судебные дела, которые могут  понадобиться в будущих судебных  процессах.

Общей направленности: Это система, которую всем  необходимо держать под рукой,  предназначена для хранения  информации, которая не  относится к какой-то  определённой категории.

2. С чем можно работать?
2.1 Следующие действия. Ежедневник (конкретное время = встречи, конкретный день, напоминания на конкретный день)

  2.1.1 Список следующий действий
Все дела, длиннее двух минут,  которые вы не можете  перепоручить, должны как-то  отслеживаться.

  2.1.2 Список ожидающие. Все то что вы делегировали и теперь ожидаете результатов.

  2.2 Список проектов. Планы, сопутствующие материалы и справочная информация.

 Примеры проектов
  •   Отпуск в августе
  •   Сделать новый обучающий диск
  •   Составить расписание семинаров на следующий  год
  •   Опубликовать книгу
  •   Сформулировать основную идею выступления
  •   Завершить апгрейд компьютера
  •   Научиться пользоваться видеоконференциями
  •   Поставить фонари в саду за домом

Фаза 4. Обзор.

1. Что и когда?

Просматривайте свои списки  настолько часто, чтобы малейшее  беспокойство насчёт правильности  дальнейших действий ушло из  головы.

  1.1. Ежедневник. 
Чаще всего вы будете  просматривать ваш ежедневник, это нужно делать каждый день.

1.2. Список следующих действий.
После проверки ежедневника, вы  наиболее часто будете заглядывать  в список "Следующих конкретных  действий". Он содержит перечень  действий, которые вы можете  предпринять, если у вас появится  свободное время в течение дня.  Если вы организовали действия в  этом списке по контексту ("Дома",  "За компьютером", "Встреча с  Джорджем"), то они вступят в игру,  только когда к тому будут  располагать обстоятельства.

  1.3 Другие списки (Проекты. Ожидаю. Когда-нибудь / может быть).
Эти списки должны  просматриваться только тогда, когда  вы считаете нужным делать это,  чтоб перестать думать, а что же там  в них.

2. Еженедельный обзор.
  • Собрать и обработать всё "разное";
  • Просмотреть всю вашу систему;
  • Обновить все списки;
  • Выделить сделанное и текущее.

Фаза 5. Делаем.

3 модели принятия решений.

1. Модель №1. По 4 критериям

1.1 Контекст.
Некоторые дела можно делать где  угодно (например, набрасывать  идеи по проекту), но большая часть  дел всё-таки требует определённого  местонахождения (дома, в офисе)  или же наличия определённых  инструментов, таких как телефон  или компьютер. Это первые  факторы, ограничивающие то, что  вы можете делать в конкретный  момент времени.

1.2 Имеющееся время

1.3 Имеющаяся энергия

1.4 Приоритет.

Учитывая контекст, имеющиеся  время и энергию, какое из действий  принесёт вам наибольшую отдачу?  У вас есть час времени, вы в офисе,  компьютер и телефон под рукой, и  ваш запас энергии оценивается как  7,3 из 10. Должны ли вы позвонить  клиенту, поработать над  коммерческим предложением,  обработать голосовую и  электронную почту или просто  позвонить супруге, чтобы узнать как  у неё дела?

 2. Модель №2. По типу задачи. 

2.1. Запланированные задачи;
Когда вы решаете запланированные  задачи, вы работаете строго по  своему "Списку следующих  конкретных действий" – то есть  целиком в рамках управления  рабочим процессом. Вы делаете  звонки, которые надо сделать,  набрасываете идеи в рамках  запланированного мозгового  штурма или составляете список  вопросов, которые надо обсудить с  адвокатом.

2.2. Появляющиеся по ходу задачи;

2.3. Планирование задач.

3. Модель №3. Шесть уровней обзора.

50'000 футов и более: жизнь;
Какова цель вашего собственного  существования? Эти цели  определяют, что на самом деле  представляет из себя "работа". Все  цели, видения, направления,  проекты и действия начинаются  отсюда, определяются этим и к  этому же ведут.

40'000 футов: трёх-пятилетняя перспектива;
30'000 футов: одно-двухлетние цели;
20'000 футов: круг обязанностей;
...в личной жизни: здоровье, семья,  финансы, домашние дела, духовное  развитие, отдых и т.д. Составление  и просмотр списков этих  обязанностей создаёт более  исчерпывающую структуру для  оценки арсенала ваших проектов.

  10'000 футов: текущие проекты;
Все действия, которые вам  необходимо выполнить, относятся к  некоторому количеству проектов (от  30 до 100). Это относительно  краткосрочные цели, которых вы  стремитесь достичь, такие как,  установить дома компьютер,  организовать конференцию по  продажам, перебраться в новый  офис или посетить дантиста.

  По дороге: текущие действия.
Это объединённый список текущих  дел, таких как телефонные звонки,  письма, требующие ответа,  рассылки, которые необходимо  сделать и планы, которые надо  обсудить с начальником или  супругой.

Планирование

Основные условия, необходимые  для полного контроля дел:
(1) чётко определённые  результаты и следующие  конкретные действия, чтобы  достичь этих результатов, и 
(2) напоминания, выстроенные в  надежную систему, которую вы  будете регулярно просматривать.

Естественная модель планирования.

5 Шагов естественного планирования.

Шаг 1. Цели и принципы.
Ответ на вопрос "Зачем?"
  • Определит успешность;
  • Создаст критерий принятия решений;
  • Выявит ресурсы;
  • Даст мотивацию;
  • Прояснит проект;
  • Расширит возможности.
Шаг 2.Видение/результат.
Что будет  представлять из себя этот проект,  если он всё-таки реализуется?

2.1 Концентрация. Когда вы концентрируетесь на  чём-то – на приближающемся  отпуске, на предстоящей встрече,  на продукте, который вы  продвигаете на рынок – эта  концентрация постоянно  порождает идеи и шаблоны  мышления, до которых вы бы не  дошли иным способом. Даже  ваша физиология реагирует на  воображаемый образ, как на  реальный.

2.2 Прояснение желаемых результатов.
  • Посмотрите на проект как бы в день его завершения;
  • Представьте "Сногсшибательный успех"!;
  • Запомните черты, аспекты, качества, которые вы представили.
Шаг 3. Мозговой штурм.
  • Сбор идей
  • Распределенное внимание
  • ключевые позиции ( Не судите, не придирайтесь,  не оценивайте и не критикуйте; Количество, а не качество; Оставьте пока анализ и организацию)
Шаг 4. Организация.
  • Определите важные части;
  • Отсортируйте по:  компоненту(ам), последовательности(ям), приоритету(ам).
  • Продетализируйте с заданной точностью.
Шаг 5. Следующие действия.
  • Следующее действие по каждому разделу проекта
  • Следующее действие планирования
  • Если следующее действие поручено кому-то...
  • Если проект так и не оставляет вас в покое...

Типичные виды планирования
  1.   мозговой штурм
  2.   сортировка материала
  3.   назначение встреч
  4.   сбор информации

Описание

Какую систему планирования и доведения дел до завершения используете вы?

Скачайте интеллект карту в формате изображения по этой ссылке, в формате Minjet Mind Manager по этой ссылке

Практика внедрения GTD описана в этой статье, используемые термины вы найдете здесь.

Хотите оценить свой уровень владения мастерства в GTD? Тогда вам сюда.

Как вам система GTD?



Добавьте комментарий